Система управления крупной коммерческой недвижимостью
Сократим затраты на эксплуатацию объекта до 30% без ущерба для качества, повысим прозрачность и скорость взаимоотношений с арендаторами и посетителями
на основании 100+ отзывов
Внедрение «под ключ» за 2–3 месяца
Дашборд
Срез по площадкам
Динамика открытых заявок
Нерешенные заявки
Изображения увеличиваются по клику
Сможете сократить ФОТ линейного персонала и увидеть неэффективные процессы, которые можно оптимизировать или прекратить.
Экономия расходов на эксплуатацию объекта за счёт:
Достигнем полной прозрачности всех процессов: строительно-монтажные и пожароопасные работы; пропуска и разрешения на ввоз / вывоз; клининг и мелкий ремонт; предложения и обратная связь.
Экономия расходов на эксплуатацию объекта за счёт:
- повышения скорости работы сотрудников;
- устранения лишних действий и процессов;
- более оптимального использования текущих ресурсов и мощностей.
Достигнем полной прозрачности всех процессов: строительно-монтажные и пожароопасные работы; пропуска и разрешения на ввоз / вывоз; клининг и мелкий ремонт; предложения и обратная связь.
Снизите бюджет на эксплуатацию до 30%
Увеличите скорость процессов и сэкономите 6000 часов в год
За счёт сокращения время с момента поступления заявки до передачи исполнителю с 10−15 минут до 2−3 минут.
Например, в крупном ТРЦ от арендаторов и сотрудников приходит 100+ заявок в день. Okdesk. PMA позволяет экономить ~6000 часов в год только на этом небольшом процессе, а таких процессов десятки.
Пример клиента: за 2020 год в ТРЦ Саларис и ТРЦ Columbus создано и решено более 30 000 эксплуатационных заявок, получено более 10 000 обращений и отзывов от посетителей, и более 19 500 заявок на проведение работ управляющий состав согласовал для арендаторов.
Например, в крупном ТРЦ от арендаторов и сотрудников приходит 100+ заявок в день. Okdesk. PMA позволяет экономить ~6000 часов в год только на этом небольшом процессе, а таких процессов десятки.
Пример клиента: за 2020 год в ТРЦ Саларис и ТРЦ Columbus создано и решено более 30 000 эксплуатационных заявок, получено более 10 000 обращений и отзывов от посетителей, и более 19 500 заявок на проведение работ управляющий состав согласовал для арендаторов.
Увеличите прибыльность и капитализацию объекта
Если систематизировать процессы взаимодействия с арендаторами, можно намного быстрее и точнее решать текущие проблемы, строить долгосрочные отношения на новом уровне.
Если оцифровать процессы по эксплуатации, можно сократить операционные расходы до 20−30% и принимать верные стратегические решения, влиять на прибыльность и коммерческую привлекательность.
Мы внедряем удобное и мощное IT-решение, с которым вы сможете ещё лучше управлять коммерческим объектом любого масштаба.
Если оцифровать процессы по эксплуатации, можно сократить операционные расходы до 20−30% и принимать верные стратегические решения, влиять на прибыльность и коммерческую привлекательность.
Мы внедряем удобное и мощное IT-решение, с которым вы сможете ещё лучше управлять коммерческим объектом любого масштаба.
Сможете принимать лучшие стратегические решения, опираясь на данные
Okdesk.PMA помогает принимать управленческие решения, даже самые масштабные, например:
есть ли претензии к подрядчикам
провести масштабную реконструкцию и изменить позиционирование;
какие изменения нужны в планах капитального ремонта, чтобы удержать якорных арендаторов;
сколько расходников необходимо закупить
Крупнейшие объекты (ТРЦ, БЦ) формируют бюджеты на эксплуатацию и капремонт с опорой на BigData, используя нашу систему. Вы сможете стратегически планировать проекты по увеличению прибыльности ваших активов.
Сделайте обслуживание коммерческого объекта прозрачным и эффективным
Интерактивный план объекта
График ТО и ППР
Иерархия инфраструктуры
Карточка заявки
Изображения увеличиваются по клику
Сокращайте издержки без ущерба для качества и повышайте прозрачность эксплуатации
Оцифруйте процессы эксплуатации вашего объекта для увеличения прогнозируемости, повышения отказоустойчивости инфраструктуры и сокращения затрат без ущерба для качества
сокращайте трудовые и финансовые затраты с опорой на данные
автоматизируйте рутину и устраните ошибки, связанные с «человеческим фактором»
ведите цифровых двойников оборудования и инфраструктуры объекта
контролируйте работу сотрудников и представителей подрядчиков
ведите наглядные иерархические планы инфраструктуры и её отдельных элементов
Всё внедрение системы мы берём на себя
За вас всё сделает наш партнёр — интегратор Helpdesk.Systems, внедривший Okdesk.PMA в 30+ коммерческих объектах в России и СНГ
Не нужно нанимать программистов в штат. Всё сделаем «под ключ». Аналитики проанализируют текущие бизнес-процессы объекта, предложат варианты для сокращения расходов и повышения эффективности работы, настроят систему и обучат персонал работе в ней.
После внедрения у вас перед глазами будут цифровые двойники ключевой инфраструктуры и оцифрованные бизнес-процессы
цифровые двойники оборудования и инфраструктуры с графиками ППР
оцифрованные коммуникации между отделами УК и арендаторами
описание всех бизнес-процессов, оцифрованных в Okdesk.PMA
сформированная база знаний с видео-инструкциями для каждой категории пользователей
личные кабинеты для арендаторов, сотрудников УК и подрядчиков
обученный администратор с вашей стороны для самостоятельного внесения изменений в работу Okdesk.PMA
Okdesk.PMA систематизирует три блока вопросов в управлении коммерческих объектом
Операционные процессы с арендаторами — от пропусков и клининга до переподписания договоров
Операционные ежедневные вопросы и регулярные процессы по эксплуатации здания
Долгосрочные вопросы по повышению прибыльности объекта: капитальный ремонт, привлечение арендаторов
Полный набор возможностей для эффективного управления эксплуатацией и взаимодействия с арендаторами
Мультиканальный учёт
Фиксируйте обращения по любым вопросам из любых каналов в одной системе
Мобильное приложение
Создайте удобное рабочее место для исполнителей со всей информацией: заявки в работе, напоминания, база знаний, чек-листы и другое
Согласование заявок
Организуйте удобное согласование для арендаторов, штатных служб и подрядчиков внутри одной системы
Маршрутизация заявок
Настраивайте автоматическое распределение обращений по ответственным по нужным вам условиям
Контролируйте плановые и регламентные работы, распределяйте нагрузку по сотрудникам в удобном календаре
ППР и календарное планирование
Отслеживайте расход и движение ТМЦ, собирайте статистику и планируйте закупки
Учёт расходников и запчастей
«Павелецкая Плаза» — торгово-развлекательный центр (ТРЦ) в исторической части Москвы, в котором расположились более 130 арендаторов.
Внедрением системы занималась Helpdesk. Systems под руководством эксперта Алексея Карымова, что позволило реализовать проект максимально быстро и учесть все нюансы взаимоотношений различных субъектов внутри торгового объекта.
За счёт автоматизации рутины и исключения бумажного документооборота, Okdesk.PMA помог оптимизировать трудозатраты на ~20−30%.
Цель внедрения
Внедрением системы занималась Helpdesk. Systems под руководством эксперта Алексея Карымова, что позволило реализовать проект максимально быстро и учесть все нюансы взаимоотношений различных субъектов внутри торгового объекта.
За счёт автоматизации рутины и исключения бумажного документооборота, Okdesk.PMA помог оптимизировать трудозатраты на ~20−30%.
Цель внедрения
- Оцифровка внутренних взаимоотношений
- Автоматизация документооборота
- Автоматизация рутины
- Ручной учёт
- Okdesk.PMA увеличил скорость обработки обращений и исключить их потерю.
- Прозрачность всех процессов обслуживания объекта.
- Сокращение трудозатрат на ~20−30% за счёт автоматизации рутины и исключения бумажного документооборота.
- На базе Okdesk.PMA организовали сервис бронирования временных промежутков для ввоза/вывоза товаров арендаторами, избавившись от очередей машин.
Space 1 — готовые сервисные офисы, которые предоставляют возможность быстрого размещения сотрудников с полным сервисным обслуживанием.
Ранее компания пользовалась системой для автоматизации процессов Zendesk, однако в 2022 году та покинула российский рынок. Space 1 нуждались в отечественном сервисе.
Выбрав Okdesk.PMA, компании удалось перенести все бизнес-процессы из старой системы и интегрировать новую с мобильным приложением для арендаторов. Приятным бонусом переезда стало увеличение скорости обработки заявок с 45 минут до 15.
Цель внедрения
Ранее компания пользовалась системой для автоматизации процессов Zendesk, однако в 2022 году та покинула российский рынок. Space 1 нуждались в отечественном сервисе.
Выбрав Okdesk.PMA, компании удалось перенести все бизнес-процессы из старой системы и интегрировать новую с мобильным приложением для арендаторов. Приятным бонусом переезда стало увеличение скорости обработки заявок с 45 минут до 15.
Цель внедрения
- Импортозамещение
- Интеграция с мобильным приложением арендаторов
- Zendesk
- Переход с Zendesk на Okdesk.PMA всего за 1 месяц
- Скорость обработки заявок выросла с 45 до 15 минут
- Интегрировали help desk с собственным мобильным приложением для арендаторов
ТРЦ «Columbus» входит в ТОП-20 ТРЦ Европы по числу посетителей в год и в ТОП-10 ТРЦ Москвы по числу посетителей на кв.м.
Управляющая компания нуждалась в полной автоматизации процессов эксплуатации и цифровизации взаимоотношений с арендаторами. После поиска решений на рынке остановили свой выбора на Okdesk.PMA.
Чтобы получить максимум пользы и внедрить проект как можно быстрее воспользовались услугой внедрения под ключ от компании Helpdesk.Systems.
Цель внедрения
Управляющая компания нуждалась в полной автоматизации процессов эксплуатации и цифровизации взаимоотношений с арендаторами. После поиска решений на рынке остановили свой выбора на Okdesk.PMA.
Чтобы получить максимум пользы и внедрить проект как можно быстрее воспользовались услугой внедрения под ключ от компании Helpdesk.Systems.
Цель внедрения
- Оцифровка внутренних взаимоотношений
- Автоматизация документооборота
- Автоматизация рутины
- Okdesk.PMA увеличил скорость обработки обращений и исключил их потерю
- Прозрачность всех процессов обслуживания объекта
- Полная оцифровка взаимоотношений с арендаторами
- База объектов с иерархией, полная автоматизация плановых работ
«Саларис» — крупный ТРЦ в Новой Москве. Общая площадь торгового комплекса насчитывает порядка 310 тыс. кв. м. и включает более 190+ магазинов, 50 ресторанов и кафе и множество сопутствующих сервисов.
До внедрения Okdesk.PMA УК вела учет предстоящих работ по обслуживанию, ремонту, работе с арендаторами в неавтоматизированном онлайн-формате.
После внедрения системы удалось стать на 100% мобильными и оперативными в решении всех сервисных вопросов работы ТРЦ. Теперь у каждого специалиста есть приложение, в котором, по заранее настроенным алгоритмам, в режиме онлайн появляются задачи в соответствии с его навыками и компетенциями.
Цель внедрения
До внедрения Okdesk.PMA УК вела учет предстоящих работ по обслуживанию, ремонту, работе с арендаторами в неавтоматизированном онлайн-формате.
После внедрения системы удалось стать на 100% мобильными и оперативными в решении всех сервисных вопросов работы ТРЦ. Теперь у каждого специалиста есть приложение, в котором, по заранее настроенным алгоритмам, в режиме онлайн появляются задачи в соответствии с его навыками и компетенциями.
Цель внедрения
- Единое цифровое пространство для службы эксплуатации
- Ускорение реакции на обращение
- Сбор обратной связи от посетителей
- Ручной учёт
- Подключение посетителей в качестве заявителей по проблемам в ТРЦ с помощью единого цифрового пространства, реализованного в Okdesk.PMA
- Экономия времени — отказ от еженедельных совещаний в пользу распределения поступивших заявок в облаке
- Контроль качества и полноты выполненных работ благодаря фото и видео отчетам в приложении исполнителя
- Ускорение реакции на возникающие в ТРЦ проблемы за счет оперативного сбора информации о них и быстрой передачи в работу
«Депо № 1» — бизнес-центр класса А. Компания обслуживает коммерческие помещения и общественные пространства общей площадью ~9000 кв. м.
В процессе работы руководство компании испытало затруднения с диспетчеризацией и планированием выездов, учетом выполненных заявок, распределением и контролем статуса задач. Наличие обширной инфраструктуры требовало изменения подхода к учету и хранению истории заказов на обслуживание.
До этого в компании использовали систему электронного документооборота, которая не справлялась с потоком задач. Переход на Okdesk.PMA помог закрыть большинство потребностей, улучшил управляемость инженерными и техническими системами и повысил уровень сервиса для клиентов.
Цель внедрения
В процессе работы руководство компании испытало затруднения с диспетчеризацией и планированием выездов, учетом выполненных заявок, распределением и контролем статуса задач. Наличие обширной инфраструктуры требовало изменения подхода к учету и хранению истории заказов на обслуживание.
До этого в компании использовали систему электронного документооборота, которая не справлялась с потоком задач. Переход на Okdesk.PMA помог закрыть большинство потребностей, улучшил управляемость инженерными и техническими системами и повысил уровень сервиса для клиентов.
Цель внедрения
- Привязать заявки к объектам обслуживания
- Распределить специалистов по группам
- Настроить права доступа к заявкам
- Иметь доступ к истории выполненных заказов
- Формировать повторяющиеся заявки и чек-листы
- ПО Литограф
- Электронный журнал заявок O-din
- Снизили нагрузку на телефонную линию и чат
- Получили удобную систему управления и хранения данных
- Смогли оперативно распределять заявки и привязывать задачи к объектам
- Избавились от проблем: конфликтных ситуаций с клиентами, разбора заявок и т. п.
REGUL — бизнес-центр класса B+, расположенный в Санкт-Петербурге.
Предыдущая управляющая компания вела учет обращений арендаторов в бумажном журнале. Обработка таких данных практически невозможна из-за временных затрат, потери заявок и ошибок. Чтобы исключить эти проблемы компания внедрила Okdesk.PMA. Система привлекла интуитивно понятным интерфейсом и широким функционалом, который можно настроить под запросы компании.
Сейчас Okdesk.PMA обеспечивает автоматизированный учет обращений арендаторов. Заявки больше не теряются и не требуют дополнительного персонала для обработки. Благодаря внедрению help desk компания получила данные для планирования расходов и быстро реагирует на обращения арендаторов.
Цель внедрения
Предыдущая управляющая компания вела учет обращений арендаторов в бумажном журнале. Обработка таких данных практически невозможна из-за временных затрат, потери заявок и ошибок. Чтобы исключить эти проблемы компания внедрила Okdesk.PMA. Система привлекла интуитивно понятным интерфейсом и широким функционалом, который можно настроить под запросы компании.
Сейчас Okdesk.PMA обеспечивает автоматизированный учет обращений арендаторов. Заявки больше не теряются и не требуют дополнительного персонала для обработки. Благодаря внедрению help desk компания получила данные для планирования расходов и быстро реагирует на обращения арендаторов.
Цель внедрения
- Обслуживать большие площади минимальным количеством сотрудников
- Автоматизировать сбор обращений от арендаторов и исключить их потерю
- Предотвратить кассовые разрывы
- Получить данные для планирования бюджетов
- Бумажный журнал
- Переход на безбумажный учет обращений
- Обслуживание БЦ без увеличения штата сотрудников
- Появились данные для формирования бюджета на ремонт и оперативные затраты
Workki — это сеть многофункциональных офисных пространств в Москве.
Перед внедрением системы автоматизации управления заявками руководством сети были поставлены две задачи: перестать терять заявки от арендаторов и контролировать работу управляющих компаний (УК) на всех локациях.
Пробовали использовать Zendesk, Omnidesk и Excel, но ни один инструмент не удовлетворял компанию, поэтому начали искать новую систему.
Выбрали Okdesk.PMA из-за наличия мобильных приложений для исполнителя и заявителя, интеграции с Telegram, широких возможностей для построения отчётности и профессионализма техподдержки сервиса.
Okdesk.PMA сделал прозрачным все процессы, помог увеличить скорость решения заявок и освободил администраторов от рутинных процессов по сбору и контролю выполнения обращений арендаторов и упрощают работу службы эксплуатации и подрядчиков.
Цель внедрения
Перед внедрением системы автоматизации управления заявками руководством сети были поставлены две задачи: перестать терять заявки от арендаторов и контролировать работу управляющих компаний (УК) на всех локациях.
Пробовали использовать Zendesk, Omnidesk и Excel, но ни один инструмент не удовлетворял компанию, поэтому начали искать новую систему.
Выбрали Okdesk.PMA из-за наличия мобильных приложений для исполнителя и заявителя, интеграции с Telegram, широких возможностей для построения отчётности и профессионализма техподдержки сервиса.
Okdesk.PMA сделал прозрачным все процессы, помог увеличить скорость решения заявок и освободил администраторов от рутинных процессов по сбору и контролю выполнения обращений арендаторов и упрощают работу службы эксплуатации и подрядчиков.
Цель внедрения
- Перестать терять заявки от арендаторов
- Контролировать работу управляющих компаний (УК)
- Service desk
- Excel
- Интеграция с Power BI помогает инженерам отслеживать количество заявок, число решённых и просроченных, выяснять причины
- Больше контроля за качеством работ управляющих компаний (УК) благодаря чек-листам с обязательным условием приложения фото до и после работ
- Рутинные процессы, такие как сбор и распределение заявок, контроль обратной связи, выполняются автоматически
- Все процессы обслуживания стали прозрачными и появилась возможность выявлять наиболее эффективные УК
«Zеленопарк» – региональный торгово-развлекательный центр (ТРЦ) общей площадью 140000 кв. м. Включает в себя торговую галерею из 180 магазинов, ресторанов и кинотеатра.
Для автоматизации взаимодействий внутри ТРЦ рассматривали Битрикс24. Но для соответствие требованиям системе была нужна дорогостоящая доработка.
Поэтому сделали выбор в пользу Okdesk.PMA, в котором весь необходимый функционал был из коробки.
Okdesk.PMA позволил автоматизировать типовые задачи и все взаимоотношения внутри ТРЦ.
Цель внедрения
Для автоматизации взаимодействий внутри ТРЦ рассматривали Битрикс24. Но для соответствие требованиям системе была нужна дорогостоящая доработка.
Поэтому сделали выбор в пользу Okdesk.PMA, в котором весь необходимый функционал был из коробки.
Okdesk.PMA позволил автоматизировать типовые задачи и все взаимоотношения внутри ТРЦ.
Цель внедрения
- Автоматизация учёта заявок
- Сокращение рутины
- Контроль качества работ
- Автоматизировали службу эксплуатации и обслуживания, а также все взаимоотношения между различными службами УК ТРЦ, подрядчиками и арендаторами
- Отказ от бумажного документооборота при работе с обращениями арендаторов. Введение новых каналов приема обращений
- Повышение лояльности арендаторов за счет прозрачности и увеличения скорости реакции на обращения
«Атмосфера» — бизнес-центр (БЦ) класса B, расположенный в центральной части города Владимира в удобной пешей и транспортной доступности.
До Okdesk.PMA сервисные заявки от арендаторов поступали на специально созданный электронный почтовый ящик. Такой подход не позволял получить обратную связь от заявителей и УК БЦ. Кроме этого, технической службе приходилось регулярно проводить встречи, на которые уходила масса времени.
С внедрением Okdesk.PMA появилась возможность собирать обратную связь по каждой заявке, повысить выработку сотрудников благодаря отказу от планёрок, увеличить средний чек с арендаторов и контролировать SLA.
Цель внедрения
До Okdesk.PMA сервисные заявки от арендаторов поступали на специально созданный электронный почтовый ящик. Такой подход не позволял получить обратную связь от заявителей и УК БЦ. Кроме этого, технической службе приходилось регулярно проводить встречи, на которые уходила масса времени.
С внедрением Okdesk.PMA появилась возможность собирать обратную связь по каждой заявке, повысить выработку сотрудников благодаря отказу от планёрок, увеличить средний чек с арендаторов и контролировать SLA.
Цель внедрения
- Исключение потери заявок
- Сбор обратной связи
- Дополнительная монетизация услуг
- Электронная почта
- Контроль статусов обращений арендаторов и сбора обратной связи по итогам выполненных работ
- Полный отказ от очных планерок благодаря переводу работы в цифровой формат. График работ и их результаты доступны в мобильном приложении
- Контроль SLA, прописанного в договорах с некоторыми клиентами
- Рост среднего чека от каждого арендатора за счет реализации модели «rent as a service». Им удалось предложить дополнительные услуги, за которые арендаторы готовы заплатить
Варианты внедрения
Исполнители — сотрудники управляющей компании и подрядчики. Количество арендаторов и их представителей не ограничено.
Варианты внедрения
Исполнители — сотрудники управляющей компании и подрядчики. Количество арендаторов и их представителей не ограничено.
Бесплатная консультация
Персональная демонстрация Okdesk.PMA
Заполните форму и получите персональную демонстрацию возможностей системы
для решения ваших задач
для решения ваших задач
Игорь Кудинов
Product Owner
ООО «Облачные Решения»
440028, г. Пенза, ул. Гагарина, д. 16, оф. 304
ОГРН 1155837001352
ИНН/КПП 5837055580/583501001
440028, г. Пенза, ул. Гагарина, д. 16, оф. 304
ОГРН 1155837001352
ИНН/КПП 5837055580/583501001
info@okdesk.ru | +7 (499) 703-47-20