Управление ТЦ может быть проще, удобнее и эффективнее
Поможем наладить работу с арендаторами, сократить операционные расходы УК на 20−30%, контролировать поступления аренды, работу внутренних служб и подрядчиков
Для торговых центров с GBA ≥30.000 м²
Как обычно выглядит работа управляющего
Арендаторы
Подать заявку — целый квест: заполнить бумажку с парой десятков полей без ошибок, отнести её администратору
Арендаторы не понимают, взяли ли их заявку в работу. Им приходится ходить к администратору, чтобы что-то выяснить, а вам — держать дополнительных людей в штате, увеличивая ФОТ
Службы теряют заявки арендаторов и медленно на них реагируют. Растёт недовольство, приходится подключаться к решению лично
Работы по заявкам могут выполняться частично или не выполняться вообще. Приходится контролировать каждый этап работ
«Даже ТЦ в отличных локациях могут столкнуться с проблемами заполняемости, если долгое время не уделяли внимания управлению и упустили ценные ниши, которые заняли конкуренты» — директор департамента брокериджа RRG Светлана Ярова
Финансы
Арендные платежи и % от выручки приходится контролировать вручную, из-за чего сложно понять собираемость и доходность арендаторов
Собственники требуют увеличить доходы, а удерживать и привлекать платящих арендаторов становится всё сложнее
Нет определённости с бюджетом на ФОТ, расходы на эксплуатацию растут, детализации расходов нет, получается чёрная дыра для бюджета
Десятки таблиц в Excel и потраченных часов, чтобы понять, кто из арендаторов выгоден ТЦ, а кто платит с задержками и по кому давно плачет ротация
«После 5−10 лет эксплуатации управленческие функции стягивают на себя до 14−15% всех расходов крупного ТЦ» — генеральный директор УК «САМПА» Георгий Найденов
Эксплуатация
Заявки на обслуживание инженерных систем и инфраструктуры ТЦ теряются, служба эксплуатации и подрядчики не соблюдают сроки ТО и ППР
Сложно контролировать полноту и качество работы: что-то сделать забывают, что-то делают частично и за всем нужно следить лично
Постоянно что-то ломается, инциденты устраняются медленно и не с первого раза, посетители и арендаторы жалуются, надзорные органы грозят штрафами
Из-за ускоренного износа инфраструктуры торговый центр теряет товарный вид для арендаторов и посетителей, а вместе с ним падает коммерческая привлекательность
Как выглядит работа управляющего в зрелых ТРЦ
Арендаторы
У арендаторов есть удобный личный кабинет для подачи заявок. Больше не надо заполнять от руки бумажки или ходить к администратору
Заявки не теряются, автоматически распределяются по ответственным и быстро решаются, личное участие в решении конфликтных ситуаций практически не требуется
Арендаторы видят все свои заявки в личном кабинете и могут легко отслеживать прогресс, добавлять комментарии и согласовывать работы
Вопросы арендаторов решаются в разы быстрее: ввоз/вывоз, согласования, пропуски — всё на лету
Финансы
Всегда в курсе, когда и от кого пришли платежи, всё ли вовремя и кто из арендаторов злостный неплательщик
Арендаторы лояльны, дополнительные услуги помогают повысить доход и удовлетворить запросы собственников
Чёткое понимание, кто из арендаторов выгоден ТЦ, а кого пора заменить на более эффективного
Данные для обоснования инвестиций перед руководством под рукой: замена элементов инфраструктуры, проведения мероприятий и т. д.
Эксплуатация
Работой всех служб и подрядчиков можно управлять из одного окна
Прозрачные расходы на эксплуатацию, понятно, где и что нужно поменять и как сэкономить
Инциденты случаются реже, а их устранение происходит быстрее. Посетители и арендаторы довольны
Мы знаем, как решить ваши задачи
Например, в ТРЦ «Павелецкая Плаза» с нашей помощью оцифровали взаимодействие с арендаторами, автоматизировали рутину и исключили бумажный документооборот.
Оставьте заявку на консультацию и мы расскажем, как решить именно ваши задачи управления ТЦ
Результаты говорят сами за себя:
Cократили операционные трудозатраты на ~30%
Исключили потерю обращений от арендаторов и увеличили скорость их обработки
Руководители знают, чем занимаются сотрудники, а сотрудники знают, чем должны заниматься они
Организовали сервис бронирования для ввоза/вывоза товаров арендаторами, избавившись от очередей машин
Больше 10 лет мы помогаем управляющим и руководителям крупных коммерческих объектов в России и СНГ делать работу эффективнее: от взаимодействия с арендаторами и оптимизации расходов до повышения коммерческой привлекательности и автоматизации процессов эксплуатации.
Пара слов о нас
Среди наших клиентов:
«Павелецкая Плаза» — торгово-развлекательный центр (ТРЦ) в исторической части Москвы, в котором расположились более 130 арендаторов.
Внедрением системы занималась Helpdesk. Systems под руководством эксперта Алексея Карымова, что позволило реализовать проект максимально быстро и учесть все нюансы взаимоотношений различных субъектов внутри торгового объекта.
За счёт автоматизации рутины и исключения бумажного документооборота, Okdesk.PMA помог оптимизировать трудозатраты на ~20−30%.
Цель внедрения
Внедрением системы занималась Helpdesk. Systems под руководством эксперта Алексея Карымова, что позволило реализовать проект максимально быстро и учесть все нюансы взаимоотношений различных субъектов внутри торгового объекта.
За счёт автоматизации рутины и исключения бумажного документооборота, Okdesk.PMA помог оптимизировать трудозатраты на ~20−30%.
Цель внедрения
- Оцифровка внутренних взаимоотношений
- Автоматизация документооборота
- Автоматизация рутины
- Ручной учёт
- Okdesk.PMA увеличил скорость обработки обращений и исключить их потерю.
- Прозрачность всех процессов обслуживания объекта.
- Сокращение трудозатрат на ~20−30% за счёт автоматизации рутины и исключения бумажного документооборота.
- На базе Okdesk.PMA организовали сервис бронирования временных промежутков для ввоза/вывоза товаров арендаторами, избавившись от очередей машин.
Space 1 — готовые сервисные офисы, которые предоставляют возможность быстрого размещения сотрудников с полным сервисным обслуживанием.
Ранее компания пользовалась системой для автоматизации процессов Zendesk, однако в 2022 году та покинула российский рынок. Space 1 нуждались в отечественном сервисе.
Выбрав Okdesk.PMA, компании удалось перенести все бизнес-процессы из старой системы и интегрировать новую с мобильным приложением для арендаторов. Приятным бонусом переезда стало увеличение скорости обработки заявок с 45 минут до 15.
Цель внедрения
Ранее компания пользовалась системой для автоматизации процессов Zendesk, однако в 2022 году та покинула российский рынок. Space 1 нуждались в отечественном сервисе.
Выбрав Okdesk.PMA, компании удалось перенести все бизнес-процессы из старой системы и интегрировать новую с мобильным приложением для арендаторов. Приятным бонусом переезда стало увеличение скорости обработки заявок с 45 минут до 15.
Цель внедрения
- Импортозамещение
- Интеграция с мобильным приложением арендаторов
- Zendesk
- Переход с Zendesk на Okdesk.PMA всего за 1 месяц
- Скорость обработки заявок выросла с 45 до 15 минут
- Интегрировали help desk с собственным мобильным приложением для арендаторов
ТРЦ «Columbus» входит в ТОП-20 ТРЦ Европы по числу посетителей в год и в ТОП-10 ТРЦ Москвы по числу посетителей на кв.м.
Управляющая компания нуждалась в полной автоматизации процессов эксплуатации и цифровизации взаимоотношений с арендаторами. После поиска решений на рынке остановили свой выбора на Okdesk.PMA.
Чтобы получить максимум пользы и внедрить проект как можно быстрее воспользовались услугой внедрения под ключ от компании Helpdesk.Systems.
Цель внедрения
Управляющая компания нуждалась в полной автоматизации процессов эксплуатации и цифровизации взаимоотношений с арендаторами. После поиска решений на рынке остановили свой выбора на Okdesk.PMA.
Чтобы получить максимум пользы и внедрить проект как можно быстрее воспользовались услугой внедрения под ключ от компании Helpdesk.Systems.
Цель внедрения
- Оцифровка внутренних взаимоотношений
- Автоматизация документооборота
- Автоматизация рутины
- Okdesk.PMA увеличил скорость обработки обращений и исключил их потерю
- Прозрачность всех процессов обслуживания объекта
- Полная оцифровка взаимоотношений с арендаторами
- База объектов с иерархией, полная автоматизация плановых работ
«Саларис» — крупный ТРЦ в Новой Москве. Общая площадь торгового комплекса насчитывает порядка 310 тыс. кв. м. и включает более 190+ магазинов, 50 ресторанов и кафе и множество сопутствующих сервисов.
До внедрения Okdesk.PMA УК вела учет предстоящих работ по обслуживанию, ремонту, работе с арендаторами в неавтоматизированном онлайн-формате.
После внедрения системы удалось стать на 100% мобильными и оперативными в решении всех сервисных вопросов работы ТРЦ. Теперь у каждого специалиста есть приложение, в котором, по заранее настроенным алгоритмам, в режиме онлайн появляются задачи в соответствии с его навыками и компетенциями.
Цель внедрения
До внедрения Okdesk.PMA УК вела учет предстоящих работ по обслуживанию, ремонту, работе с арендаторами в неавтоматизированном онлайн-формате.
После внедрения системы удалось стать на 100% мобильными и оперативными в решении всех сервисных вопросов работы ТРЦ. Теперь у каждого специалиста есть приложение, в котором, по заранее настроенным алгоритмам, в режиме онлайн появляются задачи в соответствии с его навыками и компетенциями.
Цель внедрения
- Единое цифровое пространство для службы эксплуатации
- Ускорение реакции на обращение
- Сбор обратной связи от посетителей
- Ручной учёт
- Подключение посетителей в качестве заявителей по проблемам в ТРЦ с помощью единого цифрового пространства, реализованного в Okdesk.PMA
- Экономия времени — отказ от еженедельных совещаний в пользу распределения поступивших заявок в облаке
- Контроль качества и полноты выполненных работ благодаря фото и видео отчетам в приложении исполнителя
- Ускорение реакции на возникающие в ТРЦ проблемы за счет оперативного сбора информации о них и быстрой передачи в работу
«Депо № 1» — бизнес-центр класса А. Компания обслуживает коммерческие помещения и общественные пространства общей площадью ~9000 кв. м.
В процессе работы руководство компании испытало затруднения с диспетчеризацией и планированием выездов, учетом выполненных заявок, распределением и контролем статуса задач. Наличие обширной инфраструктуры требовало изменения подхода к учету и хранению истории заказов на обслуживание.
До этого в компании использовали систему электронного документооборота, которая не справлялась с потоком задач. Переход на Okdesk.PMA помог закрыть большинство потребностей, улучшил управляемость инженерными и техническими системами и повысил уровень сервиса для клиентов.
Цель внедрения
В процессе работы руководство компании испытало затруднения с диспетчеризацией и планированием выездов, учетом выполненных заявок, распределением и контролем статуса задач. Наличие обширной инфраструктуры требовало изменения подхода к учету и хранению истории заказов на обслуживание.
До этого в компании использовали систему электронного документооборота, которая не справлялась с потоком задач. Переход на Okdesk.PMA помог закрыть большинство потребностей, улучшил управляемость инженерными и техническими системами и повысил уровень сервиса для клиентов.
Цель внедрения
- Привязать заявки к объектам обслуживания
- Распределить специалистов по группам
- Настроить права доступа к заявкам
- Иметь доступ к истории выполненных заказов
- Формировать повторяющиеся заявки и чек-листы
- ПО Литограф
- Электронный журнал заявок O-din
- Снизили нагрузку на телефонную линию и чат
- Получили удобную систему управления и хранения данных
- Смогли оперативно распределять заявки и привязывать задачи к объектам
- Избавились от проблем: конфликтных ситуаций с клиентами, разбора заявок и т. п.
REGUL — бизнес-центр класса B+, расположенный в Санкт-Петербурге.
Предыдущая управляющая компания вела учет обращений арендаторов в бумажном журнале. Обработка таких данных практически невозможна из-за временных затрат, потери заявок и ошибок. Чтобы исключить эти проблемы компания внедрила Okdesk.PMA. Система привлекла интуитивно понятным интерфейсом и широким функционалом, который можно настроить под запросы компании.
Сейчас Okdesk.PMA обеспечивает автоматизированный учет обращений арендаторов. Заявки больше не теряются и не требуют дополнительного персонала для обработки. Благодаря внедрению help desk компания получила данные для планирования расходов и быстро реагирует на обращения арендаторов.
Цель внедрения
Предыдущая управляющая компания вела учет обращений арендаторов в бумажном журнале. Обработка таких данных практически невозможна из-за временных затрат, потери заявок и ошибок. Чтобы исключить эти проблемы компания внедрила Okdesk.PMA. Система привлекла интуитивно понятным интерфейсом и широким функционалом, который можно настроить под запросы компании.
Сейчас Okdesk.PMA обеспечивает автоматизированный учет обращений арендаторов. Заявки больше не теряются и не требуют дополнительного персонала для обработки. Благодаря внедрению help desk компания получила данные для планирования расходов и быстро реагирует на обращения арендаторов.
Цель внедрения
- Обслуживать большие площади минимальным количеством сотрудников
- Автоматизировать сбор обращений от арендаторов и исключить их потерю
- Предотвратить кассовые разрывы
- Получить данные для планирования бюджетов
- Бумажный журнал
- Переход на безбумажный учет обращений
- Обслуживание БЦ без увеличения штата сотрудников
- Появились данные для формирования бюджета на ремонт и оперативные затраты
Workki — это сеть многофункциональных офисных пространств в Москве.
Перед внедрением системы автоматизации управления заявками руководством сети были поставлены две задачи: перестать терять заявки от арендаторов и контролировать работу управляющих компаний (УК) на всех локациях.
Пробовали использовать Zendesk, Omnidesk и Excel, но ни один инструмент не удовлетворял компанию, поэтому начали искать новую систему.
Выбрали Okdesk.PMA из-за наличия мобильных приложений для исполнителя и заявителя, интеграции с Telegram, широких возможностей для построения отчётности и профессионализма техподдержки сервиса.
Okdesk.PMA сделал прозрачным все процессы, помог увеличить скорость решения заявок и освободил администраторов от рутинных процессов по сбору и контролю выполнения обращений арендаторов и упрощают работу службы эксплуатации и подрядчиков.
Цель внедрения
Перед внедрением системы автоматизации управления заявками руководством сети были поставлены две задачи: перестать терять заявки от арендаторов и контролировать работу управляющих компаний (УК) на всех локациях.
Пробовали использовать Zendesk, Omnidesk и Excel, но ни один инструмент не удовлетворял компанию, поэтому начали искать новую систему.
Выбрали Okdesk.PMA из-за наличия мобильных приложений для исполнителя и заявителя, интеграции с Telegram, широких возможностей для построения отчётности и профессионализма техподдержки сервиса.
Okdesk.PMA сделал прозрачным все процессы, помог увеличить скорость решения заявок и освободил администраторов от рутинных процессов по сбору и контролю выполнения обращений арендаторов и упрощают работу службы эксплуатации и подрядчиков.
Цель внедрения
- Перестать терять заявки от арендаторов
- Контролировать работу управляющих компаний (УК)
- Service desk
- Excel
- Интеграция с Power BI помогает инженерам отслеживать количество заявок, число решённых и просроченных, выяснять причины
- Больше контроля за качеством работ управляющих компаний (УК) благодаря чек-листам с обязательным условием приложения фото до и после работ
- Рутинные процессы, такие как сбор и распределение заявок, контроль обратной связи, выполняются автоматически
- Все процессы обслуживания стали прозрачными и появилась возможность выявлять наиболее эффективные УК
«Zеленопарк» – региональный торгово-развлекательный центр (ТРЦ) общей площадью 140000 кв. м. Включает в себя торговую галерею из 180 магазинов, ресторанов и кинотеатра.
Для автоматизации взаимодействий внутри ТРЦ рассматривали Битрикс24. Но для соответствие требованиям системе была нужна дорогостоящая доработка.
Поэтому сделали выбор в пользу Okdesk.PMA, в котором весь необходимый функционал был из коробки.
Okdesk.PMA позволил автоматизировать типовые задачи и все взаимоотношения внутри ТРЦ.
Цель внедрения
Для автоматизации взаимодействий внутри ТРЦ рассматривали Битрикс24. Но для соответствие требованиям системе была нужна дорогостоящая доработка.
Поэтому сделали выбор в пользу Okdesk.PMA, в котором весь необходимый функционал был из коробки.
Okdesk.PMA позволил автоматизировать типовые задачи и все взаимоотношения внутри ТРЦ.
Цель внедрения
- Автоматизация учёта заявок
- Сокращение рутины
- Контроль качества работ
- Автоматизировали службу эксплуатации и обслуживания, а также все взаимоотношения между различными службами УК ТРЦ, подрядчиками и арендаторами
- Отказ от бумажного документооборота при работе с обращениями арендаторов. Введение новых каналов приема обращений
- Повышение лояльности арендаторов за счет прозрачности и увеличения скорости реакции на обращения
«Атмосфера» — бизнес-центр (БЦ) класса B, расположенный в центральной части города Владимира в удобной пешей и транспортной доступности.
До Okdesk.PMA сервисные заявки от арендаторов поступали на специально созданный электронный почтовый ящик. Такой подход не позволял получить обратную связь от заявителей и УК БЦ. Кроме этого, технической службе приходилось регулярно проводить встречи, на которые уходила масса времени.
С внедрением Okdesk.PMA появилась возможность собирать обратную связь по каждой заявке, повысить выработку сотрудников благодаря отказу от планёрок, увеличить средний чек с арендаторов и контролировать SLA.
Цель внедрения
До Okdesk.PMA сервисные заявки от арендаторов поступали на специально созданный электронный почтовый ящик. Такой подход не позволял получить обратную связь от заявителей и УК БЦ. Кроме этого, технической службе приходилось регулярно проводить встречи, на которые уходила масса времени.
С внедрением Okdesk.PMA появилась возможность собирать обратную связь по каждой заявке, повысить выработку сотрудников благодаря отказу от планёрок, увеличить средний чек с арендаторов и контролировать SLA.
Цель внедрения
- Исключение потери заявок
- Сбор обратной связи
- Дополнительная монетизация услуг
- Электронная почта
- Контроль статусов обращений арендаторов и сбора обратной связи по итогам выполненных работ
- Полный отказ от очных планерок благодаря переводу работы в цифровой формат. График работ и их результаты доступны в мобильном приложении
- Контроль SLA, прописанного в договорах с некоторыми клиентами
- Рост среднего чека от каждого арендатора за счет реализации модели «rent as a service». Им удалось предложить дополнительные услуги, за которые арендаторы готовы заплатить
На консультации разберёмся
Как перестать заниматься рутиной и уделять внимание действительно важным вещам
Как повышать лояльность арендаторов за счёт качественного сервиса
Как выстроена работа УК в зрелых ТРЦ и что из их опыта применимо к вам
Как сократить операционные расходы УК на 30% без потери качества
Оставьте заявку на консультацию
На консультации обсудим ваши задачи и расскажем, как их эффективно решить
ООО «Облачные Решения»
440028, г. Пенза, ул. Гагарина, д. 16, оф. 304
ОГРН 1155837001352
ИНН/КПП 5837055580/583501001
info@okdesk.ru | +7 (499) 703-47-20